دولة قطر | اتصل بنا | خريطة الموقع | تسجيل الدخول
YouTube Facebook Twitter Rss Instgram
أحدث التطورات
جريدة الرايةجريدة الرايةجريدة الراية
آخر تحديث: الأحد 21/7/2019 م , الساعة 4:13 صباحاً بالتوقيت المحلي لمدينة الدوحة
شكراً لقد تم ارسال النموذج بنجاح .

لضمان الجدوى من الاجتماعات

لضمان الجدوى من الاجتماعات

بقلم -  أمير عبدربه محمد:

يلجأ القادة والمديرون لعقد اجتماعات يومية أو أسبوعية أو شهرية أو دورية مع مرؤوسيهم ولضمان وجود الأشخاص المناسبين ولتجنب الإساءة إلى أي فرد دعته ظروفه للغياب عن الاجتماع لابد أن تكون مشاركة الحضور ذات صلة وثيقة بموضوع الاجتماع حتى لا يشعر البعض بضياع وقتهم. ونتفهم أن كل القادة والمديرين ليسوا معصومين من الخطأ فقد يخطئ المدير بدعوة أشخاص غير ذي صلة بموضوع الاجتماع أو دعوة جميع مسؤولي الفروع لمناقشه حالة تخص فرع بذاته وقد يخطئ بتوقيت الاجتماع وبنوعية وموضوعية الموضوع ولا حرج إذا شعر المدير بالخطأ أن يتداركه ولا يسلكه منهجاً كون سياسة المؤسسة التي يعمل بها تفرض عليه عقد اجتماعات ورفع تقارير ومحاضر جلسات الاجتماع، فكما نرى بالشؤون السياسية الدولية والإقليمية أصبحت الاجتماعات عبارة عن صور مصافحات وابتسامات لوسائل الإعلام دون قرارات حاسمة وبالنظر للنظام المؤسسي نرى أن أفضل طرق عقد الاجتماعات لتكون فعّالة هي طريقة مطابقة حجم الاجتماع مع الغرض المرجو منه فعلى سبيل المثال إذا كنت تحاول إيجاد حل لمشكلة بالعمل ومطالب باتخاذ قرار فعليك دعوة عدد 8 أشخاص ذات صلة وثيقة بالمشكلة لحضور الاجتماع وإيجاد حل وإذا كانت المشكلة تتعلق بقرار مصيري كبيع أسهم أو تجديد عقود أو توقيع عقود عليك دعوة 18 شخص بجلسة عصف ذهني وتبادل المقترحات وطرح الإيجابيات والسلبيات وإذا كان الأمر يتعلق بتحديد رؤية مستقبلية كما في اختيار أعضاء مجالس الإدارة أو قرارات التصفية والبيع واختيار الشخصيات القيادية هنا يتم دعوة ما فوق 1800 شخص. وتكمن مهارة المدير في إدارة الاجتماع بسرعة إيقاعه ومناقشة النقاط المحددة سلفاً وأحياناً تغيير موضوعه إذا كان العدد أكبر أو أقل ممن وجهت لهم دعوة الحضور.

ونشير أن نظام عقد الاجتماعات بالمكاتب المغلقة هو نظام روتيني عقيم وحل محله ذهاب المدير للمرؤوس ومناقشة مشاكله على الطبيعة وكذلك بنظام البريد الإلكتروني وبالنسبة للموظفين الذين عليهم الحضور من أماكن مختلفة أصبح نظام (الفيديو كونفرانس) هو الحل على أن فكرة المكاتب المغلقة بحد ذاتها أصبحت بالية، وأصبحت الشركات الكبرى مع النظام المؤسسي المحترف تجد الجميع بمكاتب بمستوى واحد يفصل بينهم حواجز زجاجية فقط بمستوى ارتفاع طاولة المكتب وطابعة واحدة برقم سري لكل موظف عند الطبع ولنا أن نرى كم سيوفر ذلك على المؤسسة من مصاريف ولا نغفل أنه يستلزم قبل الدعوة لحضور الاجتماع أن تكون هناك أجندة بالنقاط التي سوف يتم طرحها ويتم إرسالها للمدعوين للاجتماع قبل بدايته حتى يتسنى لهم تجهيز ملفاتهم حول نقاط الاجتماع وهل هناك حلول أو مشاكل يجب طرحها لا أن تتم مفاجأتهم بها.

BABAY1115@YAHOO.COM
جريدة الراية
جريدة الراية
جريدة الراية
لترك تعليقك على موقع جريدة الراية الرجاء إدخال الحقول التالية :
* الاسم :
البريد الإلكتروني :
عنوان التعليق :
500
* التعليق :
tofriend Visual verification * أدخل الرموز :
 
 
جريدة الراية جريدة الراية  
* أساسي
جريدة الراية
شكراً لك
سيتم نشر التعليق بعد تدقيقه من قبل مسؤول النظام .